DocuMe · Účetní software · náš vlastní produkt · 2025 – dosud
Přepošlete to. To je celá práce.
DocuMe je náš vlastní produkt. Malá česká firma přepošle účtenky, faktury a výpisy z banky; každý doklad se vrátí už přečtený a čeká, až ho člověk do Pohody schválí, místo aby ho přepisoval.
- Produkt
- Návrh rozhraní
- Čtení dokladů
- Bankovní výpisy
- Napojení na Pohodu
Proč jsme ho postavili
Do účetnictví se všechno dostávalo přepisováním.
Malé české firmy vedou účetnictví v Pohodě. Účtenka přijde jako fotka v chatu, faktura jako PDF v e-mailu, výpis z banky jako soubor, který nikdo nepřečte. Někdo každý doklad přepíše a chyba vyplave až o čtvrtletí později, v přiznání k DPH.
DocuMe jsme postavili, aby z té práce zbylo jen přeposlání a ten, kdo dřív přepisoval, teď jen kontroloval. Navrhli jsme ho, postavili a sami ho provozujeme.
Pro každého, komu účetnictví drží aktuální někdo, kdo přepisuje účtenky.
Co to muselo umět
- Přijmout doklad, ať přijde jakkoli: jako fotka, PDF nebo soubor z banky.
- Přečíst ho, ať dodavatel dal údaje kamkoli.
- Rozhodnutí nechat na člověku, jedno kliknutí na doklad.
- Do účetnictví firmy zapsat jen tehdy, když to dovolí dvě samostatná rozhodnutí.
Jak to funguje
Dovnitř e-mailem. Ven jako jedna karta.
Každá firma má vlastní adresu. Přepošlete na ni doklad, nebo ho přetáhněte do aplikace, a vrátí se přečtený na jedné kartě: kdo, kdy, kolik a jaká daň.
Kontrola u dveří
Pošta na tu adresu se zkontroluje, přílohy se uloží a předání do aplikace se podepíše. Aplikace tak ví, odkud který doklad přišel.
Čtení na pozadí
Čtení běží ve vlastní frontě, takže přijetí dokladu nikdy nečeká, až se přečte.
Rozhoduje člověk
Každá karta čeká, až ji někdo zkontroluje a schválí. Do té doby se k účetnictví nic nedostane.
Vyzkoušejte
Přepošlete jeden.
Vyberte doklad, přepošlete ho a sledujte, co se vrátí. Pak ho schvalte.
Produkt
Kontrolovat, ne přepisovat.
Doklady čekají v jedné frontě, každý s tím, co se z něj vyčetlo, dokud ho někdo neschválí.
DocuMe s Pohodou mluví napřímo a posílá do ní faktury, dobropisy i účtenky.
Dokumenty
Přepošlete nebo přetáhněte soubory kamkoli; každý se stane dokumentem.
VšePřijatéÚčtenkyVýpisy
- Účtenka — Kavárna Na RohuKavárna Na Rohu421,00 KčČte se…Čekáprávě teď
- Faktura — Tiskárna Vzorek s.r.o.Tiskárna Vzorek s.r.o.12 100,00 KčČekápřed 1 d
- Výpis z účtu · záříSchválenopřed 2 d
- Faktura — Studio Ukázka s.r.o.Studio Ukázka s.r.o.3 630,00 KčSchválenopřed 3 d
- Účtenka — Papírnictví VzorekPapírnictví Vzorek186,00 KčSchválenopřed 4 d
Nejtěžší část
Bankovní soubor, který si odporoval.
České banky exportují výpisy v jednom starém formátu s pevnou šířkou řádku, pod třemi různými příponami. DocuMe proto pozná výpis podle obsahu, ne podle názvu, a soubor přejmenovaný, aby proklouzl filtrem, se stejně přečte jako výpis.
Specifikace samotných bank si odporují, proto každé čtení drží surové pole vedle toho, co se z něj vyčetlo. Skutečné exporty tří bank pak specifikace místy vyvrátily a každé chybné čtení se opravilo na místě. Nikdo nemusel nic importovat znovu.
Vyzkoušejte
Odemkněte oba zámky.
Čtení z Pohody firmy potřebuje jedno schválené připojení a nic nemění. Zápis potřebuje dvě další rozhodnutí: firma přejde do ostrého provozu a administrátor povolí zápis. Oba zámky jsou na začátku zamčené. Zkuste doklad založit, když je jeden z nich zamčený.
Kde je teď
V provozu, jen zatím bez vchodu.
DocuMe běží na app.docume.cz a pracuje s oběma druhy Pohody: na vlastním serveru firmy i hostovanou. Připojení je popsané krok za krokem tak, aby ho zvládl i netechnický člověk na hovoru s IT zákazníka.
Jeho vlastní web je hotový, ale zatím není veřejný, takže na DocuMe nikdo nepřijde náhodou. Co zatím neprokázal: kolik firem o něj stojí.
